档案管理规范编写规则
机械部
档案管理规范编写规则
1994年5月4日,机械部
本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则 标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。
1 主题内容与适用范围
本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、 条文的编排。
本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。
2 引用标准
GB1.1《标准化工作导则 标准编写的基本规定》
3 档案管理规范编写的基本要求
3.1 贯彻国家有关政策,法令和法规,与同级有关标准相协调, 下级标准不得与上级标准相抵触。
3.2 规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨, 避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、 数值和其他管理内容应正确无误。
3.3 规范中的术语、符号、代号应统一,并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念,同一概念应采用同一术语来表达。 类似部分应采用相同的表达形式与措词。
4 档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下:
┍━ 封面与首页(见5.1条)
概述部分━━━┥ 目次(见5.2条)
│ 规范名称(见5.3条)
┕━ 引言(见5.4条)
┍━主题内容与适用范围(见6.1条)
│ 引用标准及法规文件(见6.2条)
正文部分 ━━━┥ 术语、符号、代号(见6.3条)
│ 管理规范内容(见6.4条)
┕━检查与考核(见6.5条)
┍━附录(见7.1条)
补充部分 ━━━┥
┕━附加说明(见7.2条)
上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。 一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分,可根据实际情况确定。
5 概述部分
5.1 封面与首页
规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定, 当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5.2 目次
5.2.1 当规范的内容较长、结构复杂、条文较多(一般印刷在15页以上)时应编写目次。
5.2.2 目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。
5.2.3 目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码,不与规范正文的页码连续。
5.3.1 规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时,应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。
例:科学技术档案案卷构成的一般要求
(说明部分)
5.3.2 规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成,如果两部分连起来不通顺,可在两者之间留一字的位置,不用破折号,在封面和首页可写成两行。
例:标准化工作导则 标准编写的基本规定
5.3.3 规范化对象的名称过长时,在规范正文的叙述中可用简称,但在第一次出现全称时用括号加以说明。
例:《工业企业档案分类试行规则》(以下简称“规则”)。
5.4 引言
引言一般不写标题,也不编号。其内容包括:制定规范的依据,目的,执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。 如这些内容不需说明时,引言可省略。
6 正文部分
6.1 主题内容与适用范围
6.1.1 主题内容
简明说明规范的主要内容(一般在50字以下)
一般采用下列典型用语:
“本规范规定了……。”
6.1.2 适用范围
主要规定了规范适用范围或应用领域,必要时, 还应明确写出不适用范围或领域。
“本规范适用于……。”
“本规范适用于……,……可参照使用。”
“本规范适用于……也适用于……。”
“本规范不适用于……。”
6.2 引用标准与法规文件
说明档案管理规范中直接引用和必须配合使用的标准。 应写明标准号和名称,必须遵照的法规文件应写明发文机关、发文字号及题名。
6.3 术语、符号、代号
管理规范中使用的术语、符号、代号, 必要时应同时写明其定义或说明。
6.4 管理规范内容
6.4.1 管理规范的内容,应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。
6.4.2 应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围,写明所管理的事项由哪些部门主管,其他部门或基层单位应负责哪些工作。
6.4.3 应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式, 工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时,应规定信息反馈的渠道、 内容、方式和处理程序。
6.5 检查与考核
规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。
7 补充部分
7.1 附录
7.1.1 根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种,按补充件在前,参考件在后顺序编排, 并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。
7.1.2 “补充件”附录,主要是指对管理标准内容所作的补充,相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。
7.1.3 “参考件”附录,主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。
“参考件”附录。主要内容包括:
A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍;
B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法;
C.正确使用规范的说明等。
7.2 附加说明
“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下:
本规范由××单位提出。
本规范主要起草人或单位。
本规范由××单位负责解释。
8 档案管理规范条文的编排及编号
8.1 档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章, 以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8.2 章.条层次的编号方法采用阿拉伯数字, 每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角,编号方法加附录一(补充件)所示。
8.3 章,条的编号应左起顶格书写。有标题时, 在编号后空一十字的位置再写标题,另起一行写具体内容。无标题时, 在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8.4 标准条文的编排及编号格式如附册二(补充件)所示。
9 终结线
在附加说明前,版面的中间划一条粗实线作为终结线。 其长度约为版面宽度的1/4。
附录一 档案管理规范层次编号示例(补充件)
┍━ ┍ 1 ┍6.4.3.1
│ │ 2 ┍6.1 │6.4.3.2
│ │ 3 │6.2 ┍6.4.1 │6.4.3.3
│ │ 4 │6.3 │6.4.2 │6.4.3.4
│ │ 5 │6.4━┥6.4.3━┥6.4.3.5
│ │ 6 ┥6.5 │6.4.4 │6.4.3.6
│第一篇━┥ 7 │ ┕6.4.5 │6.4.3.7
│ │ 8 ┕6.6 ┕6.4.3.8
│ │
│ ┕ 9
│
正文部分┥ ┍12.3.1 ┍12.3.5.1
│ ┍10 │12.3.2 │12.3.5.2
│ │11 ┍12.1 │12.3.3 │12.3.5.3
│ │ │12.2 │12.3.4 │12.3.5.4
│ │12━┥12.3━┥12.3.5━┥12.3.5.5
│第二篇━┥13 │12.4 │12.3.6 │12.3.5.6
│ │14 ┕12.5 │12.3.7 ┕12.3.5.7
│ │15 ┕12.3.8
│ ┕16
┕━
┍附录A ┍B1 ┍B2.1 ┍B2.2.1
补充部分━┥附录B━┥B2━┥ │B2.2.2
┕附录C ┕B3 ┕B2.2━┥B2.2.3 ┍B2.2.4.1
│B2.2.4━┥B2.2.4.2
┕B2.2.5 ┕B2.2.4.3
注:
1.引言部分可有可无。
2.当规范不设篇时,去掉篇的编号,即为不设篇的规范的层次编号。
附录二 档案管理规范条文排列格式示例
(补充件)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
│ (引言) │
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1 (章的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.2(条的标题)
1.2.1 ┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━┙
1.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
1.2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━┙
1.2.2.2
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2(章的标题)
2.1(条的标题)
2.1.1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.1.2(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.2(条的标题)
2.2.1┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━┙
2.2.2┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
2.3(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━┙
注:①┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
②┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
1) ┍━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━┙
3(章的标题)
3.1(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━┙
a.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
b.┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
┍━━━━━━━┑
┕━━━━━━━┙
3.2(条的标题)
┍━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┑
┕━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┙
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附加说明:
本规范由机械部办公厅档案处组织起草
本规范主要起草人:傅代秀、郭建平、刘文义、黄建德
关于印发《证券投资咨询机构检查制度》的通知
中国证券监督管理委员会
关于印发《证券投资咨询机构检查制度》的通知
各证券监管办公室、办事处、特派员办事处:
为了加强对证券投资咨询机构的监督管理,更好地贯彻落实《中华人民共和国证券法》、《证券、期货投资咨询管理暂行办法》及其《实施细则》,进一步推进证券投资咨询行业监管工作的制度化、规范化,现将《证券投资咨询机构检查制度》印发给你们,请结合辖区内的实际情况,认真贯彻执行。
附件:
1.《证券投资咨询机构月报表》;
2.《证券投资咨询机构季报表》;
3.《证券投资咨询机构监管季报表》
证券投资咨询机构检查制度
第一条 为加强对证券投资咨询机构的监督管理,督促其按照法律、法规和中国证券监督管理委员会(以下简称“证监会”)发布的规范性文件的规定规范运作,根据有关法律、法规制定本检查制度。
第二条 本检查制度适用于所有取得证监会授予业务资格的证券投资咨询机构。
第三条 本检查制度由证监会及其派出机构实施。
第四条 对证券投资咨询机构的检查分为现场检查和非现场检查。
第五条 证监会及其派出机构对证券投资咨询机构的现场检查可采取以下方式:
(一)检查人员到证券投资咨询机构或者其工作现场进行检查;
(二)检查人员通知证券投资咨询机构的高级管理人员、咨询人员或者其他相关人员到指定地点说明事实真相及有关情况;
(三)证监会认可的其他方式。
第六条 证券投资咨询机构现场检查的内容有:
(一)证券投资咨询机构提供咨询服务时,是否签订了符合规定的投资咨询服务合同;
(二)证券投资咨询机构开办“工作室”的,其与他人的合作方式、收费办法是否合法;
(三)证券投资咨询机构举办集会性投资咨询活动时,是否办理报批手续;
(四)证券投资咨询机构的业务内容、业务方式、业务场所、高级管理人员、有业务资格的投资咨询人员发生变化时,是否按时提出变更报告并依法办理变更手续;有业务资格的投资咨询人员低于法定人数时,是否报告并及时补足;
(五)证券投资咨询机构与媒体合办栏目或者与电信服务机构合作的,备案手续是否齐备;
(六)有业务资格的证券公司的研究咨询部门的管理是否符合要求;
(七)证券投资咨询机构及其咨询人员是否将其从事证券投资咨询业务的证书放置于营业场所的明显处,以供投资者或客户查验;
(八)证券投资咨询机构是否将其向他人提供的咨询服务的资料按规定妥善保存;
(九)证券投资咨询机构的公司章程的合法性及其执行情况;
(十)证券投资咨询机构的各项管理制度的合法性及其执行情况;
(十一)证券投资咨询机构及其投资咨询人员是否有下列行为:
1.代理他人从事证券买卖;
2.向投资人承诺证券投资收益;
3.与投资人约定分享投资收益或者分担投资损失;
4.为自己买卖股票及具有股票性质、功能的证券;
5.利用咨询服务与他人合谋操纵市场、欺诈投资人或者进行内幕交易。
(十二)证券投资咨询机构报送的各种材料的真实性;
(十三)证监会及其派出机构认为需要检查的其他事项。
第七条 证监会派出机构每六个月对辖区内的证券投资咨询机构进行一次现场检查。
第八条 检查人员对证券投资咨询机构和投资咨询人员进行检查时,被检查的单位和个人应当予以配合,如实反映事实真相,不得隐瞒情况、拒绝和阻碍检查。
第九条 检查人员进行检查时,应当制作检查工作记录。检查人员可对检查中的有关情况进行录音、录像、照相和复制。
第十条 检查人员进行检查时,应当向被检查人出示工作证或证监会及其派出机构开具的证明。
第十一条 检查人员对检查过程中知悉的商业秘密负有保密义务。检查结果未公开前,检查人员及被检查的机构和人员不得透露与检查结果有关的信息。
第十二条 检查人员不得从事下列行为:
(一)接受被检查机构或个人的任何方式的宴请;
(二)接受被检查机构或个人提供的免费住宿安排;
(三)接受被检查机构或个人的任何方式的娱乐安排;
(四)接受被检查机构或个人的任何礼品、纪念品;
(五)无偿使用被检查机构或个人的交通、通讯等工具。
第十三条 证券投资咨询机构非现场检查的方式有:
(一)要求证券投资咨询机构定期报送相关报表;
(二)证券投资咨询机构就证券的发行交易和上市公司的兼并重组等资本运营活动提供咨询服务时,对其所出具的财务顾问报告等工作成果进行检查;
(三)对证券投资咨询机构及其人员在各类媒体(报刊、电视台、广播电台、电话台、声讯台、传真系统、电脑网络、内部资格等)上传播的证券投资咨询信息进行检查;
(四)针对特定问题要求证券投资咨询机构及其人员出具书面材料;
(五)证监会认可的其他方式。
第十四条 证券投资咨询机构非现场检查的内容有:
(一)证券投资咨询机构的报表是否真实、有无遗漏;
(二)证券投资咨询机构是否客观、真实、准确、完整地提供咨询服务,是否有利用内幕信息、市场传言、虚假信息作为依据向他人提供咨询服务的行为;
(三)证券投资咨询机构就证券的发行交易和上市公司的兼并重组等资本运营活动提供咨询服务时,是否按照咨询服务合同的约定,尽到必要的审慎勤勉义务;是否有内幕交易、传播虚假信息等行为;
(四)证券投资咨询机构及其咨询人员通过传媒从事咨询服务时,是否对其名称、姓名、联系地址、联系电话、联系人等自身信息进行披露;
(五)引用资料时是否有断章取义、篡改内容等行为;
(六)证券投资咨询机构及其咨询人员就同一问题向不同客户提供的分析、预测或建议是否一致;
(七)公开发行股票的承销商或上市推荐人及所属的咨询机构是否在媒体上刊发其为客户撰写的投资价值分析报告;
(八)证监会及其派出机构认为需要检查的其他事项。
第十五条 证券投资咨询机构每月向注册地的证监会派出机构报送《证券投资咨询机构月报表》(见附件1);每季度向证监会和注册地的证监会派出机构报送《证券投资咨询机构季报表》(见附件2),在报送《证券投资咨询机构季报表》的月份不必报送《证券投资咨询机构月报表》;证监会派出机构按季度向证监会报送《证投资咨询机构监管季报表》(见附件3)。
第十六条 对检查中发现的违反法律、法规及有关规定的行为,证监会及其派出机构应当根据职权范围做出处理或者移送有关部门处理;触犯刑律的,移交司法机关追究刑事责任。
第十七条 证券投资咨询机构及其人员的年检办法依有关规定办理。
第十八条 本检查制度由证监会解释。
第十九条 本检查制度自发布之日起实施。
附件1
证券投资咨询机构月报表
年 月 日
--------------------------------------------------------------------------------------
|机构名称 | |咨询人员数 | |
|----------|--------------------------------------|------------------------------|
|联系人 | | 联系电话 | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| |本栏填写业务开展方式、业务收入情况、业务开拓情况、人员培训情况、内部管理情 |
| |况、业务开展遇到的问题等。 |
| | |
|本| |
|月| |
|业| |
|务| |
|概| |
|况| |
| | |
| | |
|----------------------------------------------------------------------------------|
| |本栏填写机构注册资本、股东、业务范围、高级管理人员、名称、业务场所等变化; |
| |咨询人员的调出、调入、改变姓名、丧失民事行为能力等。 |
| | |
|本月| |
|机构| |
|及其| |
|人员| |
|变动| |
|情况| |
| | |
| | |
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
| | |
| | |
|本| |
|月| |
|备| |
|案| |
|事| |
|项| |
| | |
| | |
|--|------------------------------------------------------------------------|
| | |
| | |
|本| |
|月| |
|报| |
|批| |
|事| |
|项| |
| | |
| | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | |
|涉讼| |
|及违| |
|法违| |
|规受| |
|查处| |
|情况| |
| | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| |
|机构盖章: |
| |
| |
| |
| 年 月 日 |
| |
--------------------------------------------------------------------------------
附件2
证券投资咨询机构季报表
年 月 日
------------------------------------------------------------------------------------
|机构名称 | |机构人数 | |
|----------|--------------------------------------|----------------------------|
|法定代表人| | 联系电话 | |
|----------|------------------------|------------|----------------------------|
|联系人 | | 联系电话 | |
|--------------------------------------------------------------------------------|
| | |
| | |
| | |
|咨| |
|询| |
|人| |
|员| |
|名| |
|单| |
|和| |
|变| |
|动| |
|情| |
|况|----------------------------------------------------------------------------|
| |调| |调| |
| |入| |出| |
| |人| |人| |
| |员| |员| |
|--|----------------------------------------------------------------------------|
| |本栏填写机构注册资本、股东、业务范围、高级管理人员、名称、业务场所等变化。 |
| | |
|本| |
|季| |
|机| |
|构| |
|变| |
|动| |
|情| |
|况| |
| | |
| | |
|--|----------------------------------------------------------------------------|
|财| 营业 | | 业务 | |
|务| 收入 | | 利润 | |
| |--------|--------------------------------|--------|----------------------|
|指| 主营业| | 主营业| |
|南| 务收入| | 务利润| |
------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------
| |本栏填写业务小结,包括:业务开展方式、业务收入情况、业务开拓情况、人员培训 |
| |情况、内部管理情况、业务开展遇到的问题和对策等。 |
| | |
|本| |
|季| |
|业| |
|务| |
|概| |
|要| |
| | |
| | |
|--|----------------------------------------------------------------------------|
| | |
| | |
|本| |
|季| |
|备| |
|案| |
|事| |
|项| |
| | |
| | |
|--|----------------------------------------------------------------------------|
|本| |
|季| |
|报| |
|批| |
|事| |
|项| |
------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
| | |
|涉讼| |
|及违| |
|法违| |
|规受| |
|查处| |
|情况| |
| | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| | |
|对| |
|管| |
|理| |
|部| |
|门| |
|的| |
|建| |
|设| |
| | |
|----------------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| 法定人代表人签字(盖章): |
| |
| |
|----------------------------------------------------------------------------|
| |
|机构盖章: |
| |
| |
| |
| 年 月 日 |
--------------------------------------------------------------------------------
附件3
证券投资咨询机构监管季报表
年 月 日
------------------------------------------------------------------------
|监管派出 | |
|机构名称 | |
|----------|--------------------------------------------------------|
|监管责任人| |联系| |
| | |电话| |
|----------|----------------------------|--------------------------|
|季末咨询 | | 专营机构数 | |咨询人员数| |
| | |------------------|----|----------|--------|
|机构数 | | 兼营机构数 | |咨询人员数| |
|--------------------------------------------------------------------|
| |本栏填写监管工作小结,如效果、存在的问题,措施等。 |
| | |
| | |
|本| |
|季| |
|监| |
|管| |
|工| |
|作| |
|概| |
|要| |
| | |
| | |
------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------
| |本栏填写辖区咨询业务概况和运行态势,与证券市场的互动性,存在的问题及措施 |
| |等。 |
| | |
|本| |
|季| |
|证| |
|券| |
|咨| |
|询| |
|业| |
|务| |
|运| |
|作| |
|情| |
|况| |
| | |
| | |
|------------------------------------------------------------------------------|
| |本栏填写辖区内咨询机构及其人员变动的事项。 |
| | |
| | |
|本季| |
|咨询| |
|机构| |
|及其| |
|人员| |
|变动| |
|情况| |
| | |
| | |
----------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------
| | |
| | |
|本| |
|季| |
|受| |
|理| |
|报| |
|告| |
|备| |
|案| |
|事| |
|项| |
| | |
| | |
|--|----------------------------------------------------------------------|
| | |
| | |
|本| |
|季| |
|批| |
|准| |
|事| |
|项| |
| | |
| | |
------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------
| |接受举报投诉数| |立案数| |查实处理数| |
| |----------------------------------------------------------------|
| |案件查处举要: |
|违| |
|法| |
|违| |
|规| |
|案| |
|件| |
|查| |
|处| |
|情| |
|况| |
| | |
| | |
|--|----------------------------------------------------------------|
| | |
|下| |
|季| |
|度| |
|监| |
|管| |
|工| |
|作| |
|计| |
|划| |
| | |
| | |
|--------------------------------------------------------------------|
| |
|中国证监会派出机构主管负责人签字: |
| |
| |
|--------------------------------------------------------------------|
| |
|中国证监会派出机构盖章: |
| |
| 年 月 日 |
| |
------------------------------------------------------------------------